Lista de Verificación para Organizadores de Eventos

(Elaborado por la Dirección de Turismo de Aguascalientes)

Ruta crítica

Actividad

Responsable

Un año antes

Inspección del lugar sede.

 

Cotización de tarifas de hoteles.

 

Bloqueo de habitaciones y salones.

 

Proyecto de presupuesto.

 

Lista preliminar de asistentes.

 

Formación de comités y asignación de labores.

 

Elaboración del Manual Operativo del evento y envío del mismo a cada uno de los responsables de área.

 

11 meses antes

Definir tema, lema y logo del evento.

 

Elaboración de sistemas de cómputo, captura de datos.

 

Presupuestación.

 

Invitaciones a ponentes y expositores.

 

10 meses antes

Elaboración del Programa Técnico.

 

Elaboración del Programa Social.

 

Elaboración del Programa de Acompañantes.

 

9 meses antes

Elaboración de impresos: Papelería membretada, programas, recibos, formularios de registro (delegados, expositores, ponentes, invitados especiales), planos, instructivos, gafetes, folletos, carteles, señalamientos, personificadores.

 

Bloqueo de habitaciones y salones.

 

8 meses antes

Promoción: Envío masivo de invitaciones.

 

Control de confirmaciones.

 

Obtener clave de tarifa con líneas aéreas.

 

7 meses antes

Control Presupuestario: Revisión de las proyecciones de asistencia (delegados y expositores), patrocinios, ingresos y egresos varios.

 

Bloque de espacios con líneas aéreas.

 

6 meses antes

Agenda de las reuniones: Recepción y revisión de ponencias.

 

Registro, redacción y traducción de documentos y ponencias.

 

Programación de las sesiones de trabajo (tema, duración, fecha, hora, lugar, moderador, requerimientos de equipo).

 

5 meses antes

Invitaciones especiales: Presidente de la República, Secretarios, Gobernadores, Presidentes Municipales, Organismos Cúpula, Invitados Extranjeros, Prensa.

 

4 meses antes

Verificación de: Promoción y Publicidad.

 

Apoyos y patrocinios locales.

 

Reservaciones definitivas (hoteles, salones de sesiones, salas de exhibición, transporte, recorridos, banquetes, prestadores de servicios, actividades sociales).

 

Personal de apoyo voluntario o contratado.

 

Equipo: Sonido, proyección A. V., pantallas, rotafolios, etc.

 

Montaje y ambientación de locales.

 

3 meses antes

Liquidación de garantías y firma de contratos con hoteles y otros servicios.

 

Revisión presupuestaria.

 

2 meses antes

Envío de confirmaciones y sugerencias a ponentes, moderadores y expositores.

 

Elaborar listas de verificación.

 

1 mes antes

Envío de Boletines de Prensa.

 

Visita al lugar sede: revisión general de todos los detalles.

 

Designar al responsable de cuentas y cargos a cuenta maestra.

 

El evento

Supervisión continua de todas las actividades.

 

Anuncio de la sede del próximo evento (inicia nueva promoción),

 

El último día: revisión de cuenta maestra con el hotel.

 

Inmediatamente después del evento

Elaboración y distribución de la Memoria del Evento.

 

Envío de cartas de agradecimiento.

 

Arqueo Contable.

 

Nombramiento del Comité Organizador del próximo evento.