(Elaborado por la Dirección
de Turismo de Aguascalientes)
Ruta crítica |
Actividad |
Responsable |
Un año antes |
Inspección del lugar sede. |
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Cotización de tarifas de hoteles. |
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Bloqueo de habitaciones y salones. |
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Proyecto de presupuesto. |
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Lista preliminar de asistentes. |
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Formación de comités y asignación de labores. |
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Elaboración del Manual Operativo del evento y envío del
mismo a cada uno de los responsables de área. |
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11 meses antes |
Definir tema, lema y logo del evento. |
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Elaboración de sistemas de cómputo, captura de datos. |
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Presupuestación. |
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Invitaciones a ponentes y expositores. |
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10 meses antes |
Elaboración del Programa Técnico. |
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Elaboración del Programa Social. |
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Elaboración del Programa de Acompañantes. |
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9 meses antes |
Elaboración de impresos: Papelería membretada,
programas, recibos, formularios de registro (delegados, expositores,
ponentes, invitados especiales), planos, instructivos, gafetes, folletos,
carteles, señalamientos, personificadores. |
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Bloqueo de habitaciones y salones. |
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8 meses antes |
Promoción: Envío masivo de invitaciones. |
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Control de confirmaciones. |
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Obtener clave de tarifa con líneas aéreas. |
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7 meses antes |
Control Presupuestario: Revisión de las proyecciones de
asistencia (delegados y expositores), patrocinios, ingresos y egresos varios. |
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Bloque de espacios con líneas aéreas. |
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6 meses antes |
Agenda de las reuniones: Recepción y revisión de
ponencias. |
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Registro, redacción y traducción de documentos y
ponencias. |
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Programación de las sesiones de trabajo (tema,
duración, fecha, hora, lugar, moderador, requerimientos de equipo). |
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5 meses antes |
Invitaciones especiales: Presidente de la República,
Secretarios, Gobernadores, Presidentes Municipales, Organismos Cúpula, Invitados
Extranjeros, Prensa. |
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4 meses antes |
Verificación de: Promoción y Publicidad. |
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Apoyos y patrocinios locales. |
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Reservaciones definitivas (hoteles, salones de
sesiones, salas de exhibición, transporte, recorridos, banquetes, prestadores
de servicios, actividades sociales). |
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Personal de apoyo voluntario o contratado. |
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Equipo: Sonido, proyección A. V., pantallas,
rotafolios, etc. |
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Montaje y ambientación de locales. |
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3 meses antes |
Liquidación de garantías y firma de contratos con
hoteles y otros servicios. |
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Revisión presupuestaria. |
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2 meses antes |
Envío de confirmaciones y sugerencias a ponentes,
moderadores y expositores. |
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Elaborar listas de verificación. |
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1 mes antes |
Envío de Boletines de Prensa. |
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Visita al lugar sede: revisión general de todos los
detalles. |
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Designar al responsable de cuentas y cargos a cuenta
maestra. |
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El evento |
Supervisión continua de todas las actividades. |
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Anuncio de la sede del próximo evento (inicia nueva
promoción), |
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El último día: revisión de cuenta maestra con el hotel. |
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Inmediatamente
después del evento |
Elaboración y distribución de la Memoria del Evento. |
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Envío de cartas de agradecimiento. |
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Arqueo Contable. |
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Nombramiento del Comité Organizador del próximo evento. |
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