Qué hacer, por quién y cómo en cada sesión.
Qué
Quién
Cómo
El coordinador nacional
Un aviso la semana anterior y un recordatorio la semana de la sesión.
Raymundo
De preferencia, se incluye la versión electrónica de la sesión la semana previa para que pueda mencionarse su ubicación en el aviso de la sesión.
Raymundo (Alejandro Herrera durante el sabático de Raymundo)
Se las contacta a principios de la semana de la sesión.
Lista telefónica regional
Coordinador regional
Avisos a principios de la semana de la sesión, (en Querétaro avisamos los miércoles)
Constancias de presentación.
Las hace el coordinador de la región desde donde se trasmita la sesión.
Se usa un machote conservado en la página web.  Se tienen listas para entregar al final de la sesión.  Francisco propone que las constancias estén firmadas por cada uno de los coordinadores. Constancias para ponentes (archivo en Word).
Verificar enlaces de VC con la DGSCA
Coordinador en la cd. de México.
Parece que es, nuevamente, necesario estar detrás de los técnicos.
Confirmar participación de los ponentes 
Coordinador nacional
Por medio de correo electrónico y teléfono, se puede hacer entre 15 y 7 días antes de su presentación.

Directivas para celebrar una videoconferencia exitosa.

(La experiencia del TDL)  Francisco Serrano, noviembre del 2000.

 

1.      Los coordinadores regionales se asegurarán de estar en la sala de videoconferencia por lo menos 15 minutos antes de iniciar las sesiones y verificarán que el enlace entre la DGSCA y su sala esté listo. En caso de que no esté listo su enlace pidan a los técnicos responsables que hagan contacto con la DGSCA. En agosto de 2001 la persona responsable de las videoconferencias es Adriana Badillo Pineda, mientras que el nuevo Subdirector de Tecnología para la Educación es el Actuario Fabián Romo Zamudio. En el futuro nos dirigiremos con ellos. La DGSCA necesita el nombre de los técnicos encargados de las salas de VC. Los teléfonos donde se pueden contactar a los técnicos de la DGSCA y a la propia Adriana son: 015-622-8495 y 015-622-8449.

2.      Lo más cerca posible de la hora de inicio de la videoconferencia se realizará una verificación última de los enlaces con las sedes, iniciando con la sede de la ciudad de México y después verificando con las demás sedes, en orden alfabético. En nuestro caso este orden es: Ciudad de México, Coatzacoalcos-Minatitlán, Guanajuato, Mérida, Orizaba, Poza Rica, Querétaro, Saltillo, Veracruz (el puerto), Xalapa.

3.      Después de que cada sede confirme su enlace los coordinadores se asegurarán que los técnicos de la sala activen la función de enmudecer (o mute) de su sala para evitar que su sede intervenga cuando no tenga la palabra.

4.      Una vez que se ha verificado la participación de las sedes presentes el coordinador en la ciudad de México dará la palabra al coordinador de la sede desde la que se haga la presentación programada.

5.      El coordinador de la sede desde donde se haga la presentación coordinará el resto de la sesión. Presentará al ponente, cronometrará el tiempo de la presentación (no más de 50 minutos) y, una vez que termine ésta, coordinará la ronda de preguntas y comentarios, que se hará del siguiente modo:

a.      Concederá la palabra en orden alfabético, iniciando con la sede que le siga y terminando con su propia sede. Por ejemplo, si la sede de la presentación fuera Coatzacoalcos, al terminar la presentación local el coordinador dará la palabra a Guanajuato, etc., hasta regresar a Coatzacoalcos.

b.      Cada una de las sedes podrá, en cada intervención, hacer sólo una pregunta. Las preguntas se harán de manera sucesiva y, una vez que se llegue hasta la sede que coordina, el presentador responderá las preguntas. Cuando termine la primera ronda de respuestas el coordinador iniciará una segunda y así sucesivamente, hasta concluir la sesión. El coordinador deberá tener en cuenta la demora que hay en las respuestas de las diferentes sedes, debidas a que la señal de video no se comunica instantáneamente y a que desactivar la función de enmudecer (o mute) toma unos dos segundos. El coordinador deberá tener presentes qué sedes están enlazadas y darle a cada una el tiempo suficiente para que active su sonido y pueda preguntar o comentar.

c.       Cada coordinador regional invitará a los asistentes a su sede a intervenir diciendo primero su nombre. Así, quienes participen en las videconferencias se presentarán primero y después podrán hacer preguntas, comentarios, sugerencias, etcétera.

d.       Es muy importante asegurarse que cada sede controle adecuadamente su participación a través del sonido del sistema. Recuerden que cuando en una sede se habla o se hace ruido esto activa al sistema y entonces lo que sucede en su sede se transmite al resto de las sedes, con lo que se interrumpe a quien tiene la palabra. Los coordinadores regionales verificarán constantemente que el sonido de su sede sólo funcione cuando tienen la palabra y se asegurarán que se active “enmudecer” (o mute) inmediatamente después de pasar la palabra a otra sede.

6.      La ronda de preguntas y respuestas terminará unos minutos (de 5 a 3) antes de las 14:00 horas para dar lugar a los avisos finales y a la despedida de la sesión.

7.      Los avisos finales los hará el coordinador de la sede desde la que se haya hecho la presentación (lo más común es invitar a todos a la siguiente sesión programada) y, si hubiera algo de interés general lo avisará el coordinador nacional.